Documentação e Análise de Processos de um Departamento Comercial: o caso Vendas Diretas e Rede Terceiros da Prio Energy

Abstract

Atualmente, com o aumento da competitividade mundial e das dinâmicas do mercado atual, são vários os desafios que as organizações têm de enfrentar para sobreviver. De modo a combater estes desafios as organizações cada vez mais focam-se na otimização dos seus processos de negócio para garantir uma maior flexibilidade, adaptabilidade e melhoria na entrega de valor ao cliente final. Nesta sequência lógica, a solução passa pela aplicação dos conceitos de Knowledge Management e Business Process Management nas organizações. Estas disciplinas, para além de permitirem uma partilha de informação e de conhecimento, permitem melhorias significativas nos processos de negócio.O objetivo deste trabalho consiste em dar o primeiro passo na documentação dos processos do departamento comercial da Prio Energy ao criar um documento detalhado de cada atividade, de cada processo e os seus procedimentos. Assim, o manual é composto por: uma introdução do negócio, da empresa, do departamento e os seus colaboradores; uma apresentação das tarefas e processos do departamento; priorização de cada um em relação ao valor acrescentado, suscetibilidade a erros e melhorias; uma descrição detalhada de cada atividade de cada processo e tarefa; um modelo visual de cada uma; e por uma análise aos processos e futuras melhorias propostas. Após a documentação, pretende-se analisar um dos processos mais importantes do departamento e da própria organização de modo a compreender quais os seus pontos mais fracos e como monitorizar e melhorar o processo no global. Com isto, os resultados esperados são um documento de fácil leitura que ajude cada colaborador a compreender os objetivos do departamento, o que se faz e como se faz, e que ajude na visualização dos processos para futuras melhorias.

Currently, with the growth of global competitiveness and today’s markets dynamics, there are several challenges that organizations must face in order to survive. To adapt to these challenges, organizations are increasingly focusing on optimizing their business processes to ensure greater flexibility, adaptability, and improvement of value delivered to the end customer.Following this logical sequence, the solution is through the application of knowledge management and business process management concepts in organizations. These disciplines, in addition, to allow sharing information and knowledge between co-workers, allow significant improvements in business processes.The main goal of this project is to take the first step in documenting the processes of Prio Energy’s commercial department by creating a detailed document with each activity, each process, and its procedures. Therefore, the manual is composed by: an introduction of the business, the company, the department and its employees; a presentation of the department's tasks and processes; prioritization of each other in relation to added value, susceptibility to errors and improvements; a detailed description of each activity of each process and task; a visual model of each; and by an analysis of the processes and future improvements. After documenting, it is intended to analyse one of the most critical processes of the department and the organization itself in order to understand which weaknesses exist and how can we monitor and improve it. Thus, the expected results are an easy-to-read document that helps each employee to understand the department’s goals, what is done and how it is done, and that helps the visualization of the processes in order to improve them.