Gestão Documental na Área da Saúde: Trabalho de Projeto no Hospital Colónia Rovisco Pais

Abstract

A doença de Hansen é ainda hoje uma realidade. Em Portugal, com a criação do Hospital Colónia Rovisco Pais, em 1947, convertido no ano de 1996 no Centro de Medicina de Reabilitação da Região Centro – Rovisco Pais (CMRRC-RP), reuniu-se uma vasta documentação de natureza clínica proveniente da antes designada Leprosaria Nacional. A escassez de meios humanos e técnicos contribuiu para uma significativa acumulação de documentação, que não terá sido acompanhada pela organização e conservação arquivística, tornando necessária uma intervenção no sentido de avaliar o estado físico da documentação, identificar o sistema de organização e propor um modelo de tratamento documental desses documentos, com uma importância histórica e social elevada, de forma a facilitar o acesso a essa informação, sendo este o objetivo principal da proposta de trabalho de projeto desenvolvida no Arquivo Clínico do Hospital Colónia Rovisco Pais. Para tal, apoiámo-nos numa pesquisa bibliográfica, de modo a clarificar conceitos relacionados com a temática, que nos permitissem aliar a teoria à prática. Na parte prática, para além da análise dos documentos e da sua organização, empreendemos um tratamento documental assente nos recursos materiais e humanos disponíveis. Por se tratar de informação sensível, optámos também por elaborar uma proposta de regulamento arquivístico de forma a delinear o acesso aos documentos. Os resultados deste trabalho, que é fruto da consolidação da aprendizagem em ambiente aplicacional, neste caso, no Hospital Colónia Rovisco Pais, materializam-se na organização dos processos clínicos, obedecendo a uma ordenação alfabética pelo nome dos pacientes e a sua listagem, para efeitos de inventariação e recuperação da informação, em tabela própria, que contém os dados principais de cada processo. Como conclusão, o facto de a aprendizagem em contexto de trabalho ter-nos proporcionado a oportunidade de perceber a importância da gestão documental num arquivo definitivo, aliada à importância da presença do profissional da informação neste ambiente, que para além de gerir os processos, tem também a função de os difundir e facilitar o seu acesso.

Hansen's disease is still a reality today. In Portugal, with the creation of the Hospital Colónia Rovisco Pais in 1947, converted in 1996 into the Central Region’s Center of Medicine and Rehabilitation – Rovisco Pais, a vast amount of clinical documentation was gathered from the former National Leprosarium. The scarcity of human and technical resources contributed to a significant accumulation of documentation, which will not have been accompanied by archival organization and conservation, making it necessary an intervention to assess the physical state of the documentation, identify the organizational system and propose a model for document treatment of these documents, with high historical and social importance, in order to facilitate access to the information, this being the main goal of the work project proposal developed in the Clinical Archive of the Hospital Colónia Rovisco Pais. To this end, we relied on bibliographical research, in order to clarify concepts related to the theme, which would allow us to combine theory with practice.In the practical part, in addition to the analysis of documents and their organization, we undertake a documental treatment based on the material and human resources available. As this is sensitive information, we have also chosen to prepare a proposal for archival regulations in order to outline access to documents.The results of this work, which are the results of the consolidation of learning in a applicational environment, in this case, at the Hospital Colónia Rovisco Pais, materialized in the organization of the clinical processes, obeying to an alphabetical order by the name of the patients and their listing, for the inventory and information retrieval effects, in a specific table, that contains the main data of each process.In conclusion, the fact that learning in a work context has provided us with the opportunity to understand the importance of document management in a definitive archive, combined with the importance of the presence of the information professional in this environment, which, in addition to managing the processes, also has the function of disseminating it and facilitate its access.