Os arquivos organizacionais e a normalização da gestão de documentos eletrónicos: análise de normas nacionais e internacionais (2001-2016)

Abstract

A informação produzida e armazenada eletronicamente é utilizada cada vez mais como evidência das atividades desenvolvidas nas organizações. Com vista à ampliação e aprofundamento desta temática pretendeu-se fazer uso da análise de natureza qualitativa de cunho exploratório e descritivo, e apurar as potencialidades e a aplicabilidade de 18 normas nacionais e internacionais de gestão de documentos eletrónicos, tendo em conta a importância da sua utilização. Seguiu-se uma recolha de dados em secções específicas das normas, complementada por uma análise dos seus conteúdos, levada a cabo com o objetivo de encontrar diferenças e semelhanças e inovações. Para uma comparação objetiva, analisámos os elementos formais: a identificação, os relacionamentos com outras normas, o enquadramento, onde o resumo, o campo de aplicação e a viabilidade foram elementos essenciais para a compreensão do seu enquadramento, objeto e campo de aplicação. Concluiu-se com a análise de conteúdo, donde, a vantagem da sua aplicação é justificada pelo seguinte: as normas de gestão de documentos eletrónicos de caráter arquivístico descrevem a implantação e o funcionamento de sistemas de gestão de documentos eletrónicos, atendendo a todo o seu ciclo de vida; as normas são as ferramentas utilizadas nos processos de gestão documental e asseguram eficiência e eficácia, incrementando as garantias de integridade da informação, veracidade, fiabilidade e autenticidade, desde a sua produção à seleção visando a preservação ou eliminação. Pretende-se agora lançar novos desafios às organizações públicas e privadas, abrir caminho para uma prática sustentada na normalização das políticas e dos procedimentos e na gestão dos documentos arquivísticos eletrónicos e convencionais assegurando a eficiência e eficácia na recuperação da informação gerada no seu quotidiano, e transformada, se bem gerida, em ativos de conhecimento.