O contributo para um sistema de controlo interno em uma entidade do setor não lucrativo : estudo de um caso de uma IPSS

Abstract

A aplicação de um Sistema de Controlo Interno (SCI) numa entidade constitui um instrumento privilegiado de apoio à gestão, permitindo um incremento da eficácia e eficiência das operações, uma maior fiabilidade da informação financeira, bem como o cumprimento dos diplomas legais aplicáveis a cada uma das específicas entidades. O controlo interno refere-se a procedimentos e a métodos adotados como planos permanentes da entidade, sendo que a sua complexidade diferenciará consoante a sua dimensão e expansão. O sistema de controlo interno pretende essencialmente preservar os interesses da entidade contra ilegalidades, erros e outras irregularidades, visando salvaguardar os seus ativos, zelar para que sejam concretizadas as metas pretendidas e prestar informação rigorosa e oportuna, atendendo às necessidades dos stakeholders. Das formas jurídicas de que se revestem as instituições do setor das Entidades do Setor Não Lucrativo em Portugal, ressaltam as Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS), foco do presente trabalho. Segundo a informação disponibilizada em Março do presente ano pela Direção Geral da Segurança Social estão registadas cerca de cinco mil entidades com esta natureza em Portugal. As IPSS são uma força importante para a economia portuguesa e desenvolvimento social e tendo presente que a economia tem vindo a mostrar sinais de grandes ruturas sociais, uma das questões centrais do quotidiano destas instituições prende-se com a escassez de recursos. A sua sustentabilidade passará forçosamente pela eficiência e eficácia das suas atividades, que devem ter sucesso, de forma a justificarem os recursos que a sociedade e o Estado lhes vão disponibilizando. Este trabalho tem por objetivo apresentar uma proposta para a aplicação de um conjunto de procedimentos de controlo interno numa IPSS. Para tal, foi feito um enquadramento teórico sobre o controlo interno, a saber: o seu conceito, os seus objetivos, componentes e princípios, e os seus principais procedimentos. Efetuou-se, ainda, a exposição das teorias associadas ao controlo interno, com o intuito de validar a metodologia adotada. Tendo em consideração a especificidade da atividade desenvolvida pela instituição em estudo, a par do papel importante que assume na economia local, foi realizado um breve enquadramento a nível legislativo. No que respeita à componente de aplicação empírica, foi realizado o estudo de um caso em concreto, tendo-se efetuado vi primeiramente uma caracterização da instituição em estudo e, posteriormente, como fruto da recolha de informação coletada a partir de três fontes de informação, procedeu-se à apresentação dos resultados do levantamento dos procedimentos já existentes na instituição no âmbito do SCI, bem como das deficiências ao nível dos seus procedimentos, acompanhada da formulação de algumas sugestões de melhoria. Seguidamente, a par da preocupação numa melhoria contínua, um conjunto de procedimentos de controlo interno transversais às áreas operacionais mais relevantes da instituição foi concebido. Uma vez que o conjunto de procedimentos de controlo interno tinha como objetivo a sua futura aplicação na instituição, todo o seu conteúdo foi apresentado e analisado em reunião com os elementos da Direção da instituição para que o resultado final fosse aceite e introduzido na instituição. Por último, foram preenchidas algumas das lacunas existentes na instituição, como por exemplo, a elaboração do modelo do “pedido de compra”, bem como as explicações do seu preenchimento.