A gestão documental e informacional nos Arquivos Municipais: uma abordagem diagnóstica ao Serviço de Expediente e Arquivo do Município de Cantanhede

Abstract

O presente trabalho de projeto tem como tema a Gestão Documental e Informacional nos Arquivos Municipais, concretamente no Serviço de Expediente e Arquivo do Município de Cantanhede. O objetivo geral consiste numa abordagem diagnóstica ao Serviço de Expediente e Arquivo do Município de Cantanhede e os objetivos específicos são: perceber ‘o estado geral da arte’ da gestão documental e informacional nos arquivos municipais; apresentar o enquadramento teórico do Município de Cantanhede; apresentar o diagnóstico do Serviço de Expediente e Arquivo do Município de Cantanhede; propor um conjunto de melhorias; apresentar uma proposta para a elaboração de um Manual de Boas Práticas para a gestão documental e informacional do Município de Cantanhede. Em termos metodológicos, é de natureza expositiva/descritiva-exploratória, com enfoque avaliativo, realizado por pesquisa de campo a partir da observação e análise diretas. É realizada uma abordagem teórica geral à origem dos arquivos e uma revisão bibliográfica debruçada nas visões e nos paradigmas da arquivística técnica e da arquivística científica. Seguidamente, são evidenciados conceitos e abordagens de gestão documental e de gestão informacional, e mostrados os aspetos da gestão documental e informacional existentes nos Arquivos Municipais, bem como as questões atuais relativamente à informação em Portugal. Ao caracterizar o Município de Cantanhede, é revelada a estrutura orgânica dos Serviços Municipais da autarquia e apresentada a missão, competências, visão e valores do Arquivo Municipal de Cantanhede. Aborda-se a aplicação informática para a gestão documental do Município. Ao contextualizar o Serviço de Expediente, é desenvolvida a intervenção e evidenciado o diagnóstico ao Serviço, a problemática e o conjunto de propostas de melhoria ao nível dos procedimentos a adotar pelos serviços da autarquia. Finalmente, é apresentada a proposta de um Manual de Boas Práticas para a gestão documental e informacional para o Município de Cantanhede.

The theme of this project is document and information management in municipal archives, specifically in the Cantanhede Municipal Expedient and Archive Service in the Municipality of Cantanhede.The general objective is a diagnostic approach to the Cantanhede Municipal Expedient and Archive Service and the specific objectives are: to understand the general state of the art of document and information management in municipal archives; to present the theoretical framework of the Municipality of Cantanhede; to present a diagnosis of the Cantanhede Municipal Expedient and Archive Service; to propose a set of improvements; and to present a proposal for drawing up a Manual of Good Practices for document and information management in the Cantanhede Municipal Expedient and Archive Service. In methodological terms, it is of an expository/descriptive-exploratory nature, with an evaluative approach, carried out through field research based on direct observation and analysis. There is a general theoretical approach to the origins of archives and a bibliographical review of the visions and paradigms of technical archives and scientific archives. Concepts and approaches to document management and information management are then highlighted, as well as aspects of document and information management in municipal archives and current information issues in Portugal. In characterizing the Municipality of Cantanhede, the organic structure of the municipality's Municipal Services is revealed, and the mission, competences, vision and values of the Cantanhede Municipal Archives are presented. The Municipality's computerized document management application is discussed. By contextualizing the Expedient Service, the intervention is developed and the diagnosis of the Service, the problems and the set of proposals for improvement in terms of the procedures to be adopted by the municipality's services are highlighted. Finally, the proposal for a Manual of Good Practices for document and information management for the Municipality of Cantanhede is presented.