Project Management Practices in Collaborative R&D&I projects

Abstract

Collaborative Research and Development and Innovation (R&D&I) projects are a type of University-Industry Collaboration (UIC) increasingly used by organisations to deal with fast technological changes and increased competition. However, many still fail due to the lack of knowledge and fragmented literature on Collaborative R&D&I project management (PM). For those reasons added to the fact that these types of projects have particular characteristics such as dealing with different stakeholders’ expectations, demand for innovation and creativity, and high uncertainty, this research aims to explore the use and usefulness of PM practices in the context of Collaborative R&D&I projects. A mixed methodology was applied, including quantitative data collection completed by an online questionnaire survey with 465 valid respondents and qualitative data collection realised through 12 semi-structured interviews. Data collected allowed to determine which were the most used and useful PM practices, followed by an analysis of which PM practices presented a fit between their use and usefulness, followed by an Exploratory Factor Analysis (EFA) which categorised the PM practices according to their use and finally the relationship between the groups of PM practices with the success of projects was explored. This research work allowed for theoretical and practical contributions to the PM knowledge, in particular to the Collaborative R&D&I projects. Firstly, a prioritising order to support practitioners in the selection of PM practices, next it was presented a series of reasons why PM practices have a misfit ‘use misfit’, this is, practitioners perceive them as useful but do not use them frequently enabling for possible solution actions, then the EFA results added to the semi-structured interviews resulted in four groups, one of them was considered to be a must-have in all Collaborative R&D&I projects, which was significantly linked with the success of projects. Finally, the main limitations of this dissertation consisted of it focusing only on a Portuguese context, not allowing the generalisation of results, and it does not give any indication of how to implement the PM practices.

Os projetos colaborativos de investigação, desenvolvimento e inovação (I&D&I) são um tipo de colaboração universidade-indústria que tem sido cada vez mais usado pelas organizações para lidar com as rápidas mudanças tecnológicas e o aumento da concorrência. No entanto, devido à falta de conhecimento e à literatura fragmentada sobre a gestão de projetos (GP) colaborativos de I&D&I, muitos ainda fracassam com frequência. Por essas razões, somadas ao fato de que esses tipos de projetos têm características particulares, como lidar com diferentes expectativas das partes interessadas, demanda por inovação e criatividade e alta incerteza, esta investigação tem como objetivo explorar o uso e a utilidade das práticas de GP. A investigação utilizou uma metodologia mista que incluiu uma recolha de dados quantitativos através de questionário on-line, com 465 respondentes, e uma recolha de dados qualitativos realizada por meio de 12 entrevistas semiestruturadas. Os dados recolhidos permitiram determinar quais são as práticas de GP mais usadas e úteis, seguido de uma análise de quais práticas de GP apresentam um ajuste entre seu uso e utilidade, em seguida, por meio de uma Análise Fatorial Exploratória (AFE), foi feita uma categorização das práticas de GP de acordo com seu uso e explorado a relação desses grupos de práticas com o sucesso dos projetos. Este trabalho de investigação resultou em contribuições teóricas e práticas para a área de conhecimento de GP, em particular em projetos colaborativos de I&D&I, sendo a primeira uma ordem de priorização para apoiar os profissionais na seleção de práticas de GP, de seguida a identificação das razões pelas quais as práticas de GP têm um ‘desajuste de uso’, ou seja, os profissionais as percebem como úteis, mas não as usam com frequência, permitindo possíveis ações de solução e, a categorização em quatro grupos de práticas, um dos quais foi considerado essencial em todos os projetos colaborativos de I&D&I e que está significativamente ligado ao sucesso dos projetos. Por fim, as principais limitações desta dissertação consistem no fato de que esta se concentra apenas no contexto português, o que dificulta a generalização dos resultados, e não fornece nenhuma indicação sobre como implementar as práticas de GP.