Os Sistemas de Business Intelligence nas Organizações: Construção de um Dashboard em Power BI

Abstract

O presente relatório de estágio foi desenvolvido no âmbito do plano curricular do Mestrado em Gestão na Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra, no decorrer do estágio curricular realizado no Centro Tecnológico da Cerâmica e do Vidro (CTCV).O CTCV é uma Entidade do Sistema Científico e Tecnológico (SCT) especializada na promoção tecnológica das indústrias nacionais da área da construção e do habitat, contribuindo para o desenvolvimento de produtos e respetivos processos industriais de qualidade, numa ótica de construção sustentável.Para além da descrição do Estágio realizado, entendeu-se como importante desenvolver um estudo de caso, cujo objetivo fosse analisar a importância dos sistemas de Business Intelligence (BI) nas organizações, assim como a importância da utilização de ferramentas de BI no apoio à tomada de decisão, destacando a relevância do Microsoft Power BI. O Power BI é reconhecido por transformar dados em informações visualmente interativas, facilitando a tomada de decisão e fornecendo uma visão abrangente dos Indicadores-Chave de Desempenho, os KPIs relevantes para o negócio. O relatório explora ainda as barreiras associadas à implementação de um sistema de BI, bem como os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) que garantem a efetividade do sistema.A motivação para a escolha do tema a desenvolver, surgiu da necessidade sentida na entidade em termos de sistemas de controlo de gestão, no que concerne a gestão financeira de projetos. Era assim necessário adotar um sistema mais intuitivo, que permitisse uma análise sucinta, com toda a informação agregada no mesmo local. Para tal, suportado numa revisão de literatura sobre a temática e utilizando uma abordagem qualitativa e recurso a um questionário de respostas abertas, foi desenvolvido um estudo de caso sobre a construção de um sistema de controlo de gestão - um Dashboard em Power BI - para apoiar o CTCV na gestão financeira de projetos em execução. Neste trabalho, identificou-se uma série de Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) a avaliar. O estudo de caso consistiu na construção de um sistema de controlo de gestão, um Dashboard em Power BI, que irá apoiar a entidade na gestão financeira de projetos em execução no CTCV. Para a sua elaboração identificou-se uma série de KPIs a avaliar com a ferramenta e recorreu-se a um questionário de respostas abertas, destinado ao futuro utilizador. O Dashboard desenvolvido, foi posteriormente apresentado ao futuro utilizador, o qual reconheceu que, uma vez ultrapassadas as eventuais barreiras que possam surgir na sua implementação, o sistema será um ativo valioso para a entidade, permitindo uma visão clara e integrada do portfólio de projetos, fornecer análises aprofundadas de diversos indicadores e facilitar a tomada de decisões fundamentadas.

The present internship report was developed within the scope of the curriculum plan of the Master's in Management at the Faculty of Economics of the University of Coimbra, during the curricular internship carried out at the Technological Center of Ceramics and Glass (CTCV).CTCV is an entity of the Scientific and Technological System (SCT) specialized in promoting technology within the national construction and habitat industries, contributing to the development of high-quality products and their industrial processes, with a focus on sustainable construction.In addition to describing the internship, it was deemed important to conduct a case study with the objective of analyzing the importance of Business Intelligence (BI) systems in organizations, as well as the significance of using BI tools in decision-making, with a particular emphasis on Microsoft Power BI.Power BI is recognized for transforming data into visually interactive information, facilitating decision-making, and providing a comprehensive view of Key Performance Indicators (KPIs) relevant to the business. The report also explores the barriers associated with BI system implementation, as well as the Critical Success Factors (CSFs) that ensure the system's effectiveness.The motivation for choosing this theme arose from the entity's need for better management control systems, particularly in financial project management. Hence, it was necessary to adopt a more intuitive system that allowed for concise analysis with all information aggregated in one place. To achieve this, the study developed a case study on the construction of a management control system - a Power BI Dashboard - to support CTCV in financial project management. In this work, a series of Key Performance Indicators (KPIs) to be evaluated were identified.The case study consisted of building a management control system, a Power BI Dashboard, which will support the entity in managing ongoing projects at CTCV. For its development, a series of KPIs were identified for evaluation using the tool, and an open-ended questionnaire was used for future users.The developed Dashboard was subsequently presented to the future user, who recognized that, once any potential implementation barriers are overcome, the system will be a valuable asset for the entity, providing a clear and integrated view of the project portfolio, offering in-depth analyses of various indicators, and facilitating informed decision-making.