“Recomendações e diretrizes para um contexto capacitante à gestão do conhecimento no Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística”

Abstract

A presente pesquisa teve por objetivo investigar e analisar, nos ambientes informacional e organizacional do IBGE, fatores que revelassem a sua prontidão para a gestão do conhecimento, tendo em vista a proposição de recomendações fundamentais para o estabelecimento de diretrizes capazes de contribuírem com a implementação de um contexto capacitante para a Gestão do Conhecimento. A dimensão teórica acostou-se nas concepções advindas da Ciência da Informação, por esta se constituir no campo dedicado aos estudos sobre os fenômenos da informação e do conhecimento, fornecendo o arcabouço teórico apropriado para os estudos sobre a Gestão da Informação (GI) e a Gestão do Conhecimento (GC) em seus diferentes contextos de aplicação. Os objetivos específicos foram estabelecidos a partir de uma visão sociotécnica, no pressuposto da existência de uma conectividade entre ferramentas tecnológicas, compartilhamento de informações e a criação de conhecimento organizacional, tendo em vista, sobretudo, a criação de contextos capacitantes que consolidem a cultura organizacional pretendida e a promoção do engajamento dos membros da organização. Partiu-se do pressuposto de que a GI é um dos componentes da GC, pois esta vai além ao incorporar outros aspectos, abordagens e preocupações, como a promoção de um contexto favorável à criação, uso e compartilhamento do conhecimento. Entretanto, considera-se a gestão estratégica da informação como ponto de partida para a efetiva GC. O percurso metodológico compreende um estudo com fases exploratória, descritiva e interpretativa. Na abordagem do problema, caracteriza-se como uma pesquisa mista e a estratégia principal é a realização de um Estudo de Caso, em que o universo de análise é o IBGE, por meio de suas principais unidades organizacionais. Desta população, foram extraídas as unidades de análise, definidas em uma amostra não probabilística e intencional, subordinada aos objetivos da pesquisa. Para a coleta de dados, foram utilizados como instrumentos o inquérito por questionário e a pesquisa documental. Os conteúdos obtidos na coleta de dados foram tratados inicialmente a partir de uma análise descritiva, que apresentou os resultados de forma qualitativa e quantitativa, por meio de gráficos e tabelas. As quantificações produzidas nos serviram para facilitar o manuseio e o controle do volume de dados obtidos/analisados. Posteriormente, na discussão dos resultados foi utilizado o método da análise de conteúdo, com cinco categorias analíticas construídas a partir dos quatro eixos que fundamentaram a pesquisa. Esta construção possibilitou identificar, sempre na percepção dos membros organizacionais inquiridos: o entendimento da sua cultura organizacional para a GC (objetivo específico 1); os diferentes processos informacionais praticados no âmbito da GI (objetivo específico 2); a existência ou inexistência das características e abordagens gerenciais no âmbito da GC (objetivo específico 3); a utilização de práticas e ferramentas tecnológicas caracterizadas à luz dos fundamentos da GC (objetivo específico 4); a importância da promoção de um contexto capacitante com o apoio de uma ferramenta tecnológica que vise à GC organizacional (objetivo específico 5); e, por fim, foi possível elaborar um conjunto de recomendações fundamentais (objetivo específico 6), que conduziram à proposição de diretrizes capazes de contribuir com a promoção de um contexto capacitante à implementação da GC no IBGE. Os resultados do estudo revelaram a existência de alguns processos de GI já formalizados institucionalmente e de algumas ações de GC adotadas pelo IBGE; no entanto, tais ações não se originam por meio de uma política institucional, mas de forma isolada e muitas vezes intuitiva. Com isso, a gestão dos fluxos informacionais existentes no IBGE não se apresenta de forma consistente, e seu mapeamento apresenta limitações quanto aos resultados, o que acaba por comprometer o acesso, a transferência e o uso da informação e do conhecimento organizacional. Os resultados permitiram identificar lacunas na prontidão da instituição para a GC e evidenciaram a necessidade da elaboração de diretrizes capazes de contribuir com a promoção de um contexto capacitante à GC no IBGE. Nesse sentido, identificou-se, em um primeiro momento, a necessidade de que o IBGE estabeleça ações no âmbito da cultura organizacional, fomentando uma consciência de trabalho colaborativo com o compartilhamento de informações e conhecimentos, além de estimular o desenvolvimento de competências informacionais para que o acesso, a produção, a disseminação e o uso da informação e do conhecimento permitam o diálogo necessário entre os membros organizacionais de forma crítica e reflexiva. Conclui-se que a adoção de tais diretrizes poderá contribuir para uma participação mais ativa dos membros organizacionais, também atendendo aos fundamentos do IBGE e proporcionando a melhoria da gestão dos fluxos informacionais na instituição.

This research aimed to investigate and analyze, in the informational and organizational environments of the IBGE, factors that reveal their readiness for knowledge management, with a view to proposing fundamental recommendations for the establishment of guidelines capable of contributing to the implementation of an enabling context for Knowledge Management. The theoretical dimension leaned on the conceptions arising from Information Science, as this constitutes the field dedicated to studies on the phenomena of information and knowledge, providing the appropriate theoretical framework for studies on Information Management (IM) and the Knowledge Management (KM) in its different application contexts. The specific objectives were established from a sociotechnical point of view, assuming the existence of connectivity between technological tools, information sharing and the creation of organizational knowledge, with a view, above all, to the creation of enabling contexts that consolidate the intended organizational culture and promoting the engagement of the organization's members. It was based on the assumption that IM is one of the components of KM, as it goes beyond incorporating other aspects, approaches and concerns, such as promoting a favorable context for the creation, use and sharing of knowledge. However, the strategic management of information is considered as a starting point for effective KM. The methodological path comprises a study with exploratory, descriptive and interpretative phases. In approaching the problem, it is characterized as a mixed research and the main strategy is to carry out a Case Study, in which the universe of analysis is the IBGE, through its main organizational units. From this population, the analysis units were extracted, defined in a non-probabilistic and intentional sample, subordinated to the research objectives. For data collection, questionnaire survey and documentary research were used as instruments. The contents obtained in the data collection were initially treated from a descriptive analysis, which presented the results in a qualitative and quantitative way, through graphs and tables. The quantifications produced helped us to facilitate the handling and control of the volume of data obtained/analyzed. Subsequently, in the discussion of the results, the method of content analysis was used, with five analytical categories built from the four axes that underpinned the research. This construction made it possible to identify, always in the perception of the surveyed organizational members: the understanding of their organizational culture for KM (specific objective 1); the different informational processes practiced within the IM (specific objective 2); the existence or non-existence of management characteristics and approaches within the scope of KM (specific objective 3); the use of practices and technological tools characterized in light of the fundamentals of KM (specific objective 4); the importance of promoting an enabling context with the support of a technological tool aimed at organizational KM (specific objective 5); and, finally, it was possible to elaborate a set of fundamental recommendations (specific objective 6), which led to the proposition of guidelines capable of contributing to the promotion of an enabling context for the implementation of KM at IBGE. The results of the study revealed the existence of some IM processes already institutionally formalized and some KM actions adopted by the IBGE; however, such actions do not originate through an institutional policy, but in an isolated and often intuitive way. As a result, the management of existing information flows at the IBGE is not presented in a consistent manner, and its mapping presents limitations in terms of results, which ends up compromising the access, transfer and use of information and organizational knowledge. The results made it possible to identify gaps in the institution's readiness for KM and highlighted the need to develop guidelines capable of contributing to the promotion of an enabling context for KM at IBGE. In this sense, it was identified, at first, the need for the IBGE to establish actions within the scope of organizational culture, fostering an awareness of collaborative work with the sharing of information and knowledge, in addition to stimulating the development of informational skills so that access, production, dissemination and use of information and knowledge allow for the necessary dialogue between organizational members in a critical and reflective manner. It is concluded that the adoption of such guidelines could contribute to a more active participation of the organizational members, also meeting the fundamentals of the IBGE and providing an improvement in the management of informational flows in the institution.