Tudo passa e tudo fica no caminho que se faz: um estudo qualitativo de acervo e fundo de arquivo de instituição cultural, sob o paradigma que insere a Arquivologia no contexto de uma ciência da informação

Abstract

Este trabalho se propõe ao estudo qualitativo do acervo e do fundo de arquivo da Fundação Cultural Calmon Barreto, instituição cultural localizada em Araxá, Minas Gerais. Nele se adota a posição proposta pelo paradigma que insere a Arquivologia no campo de uma ciência da informação. Os principais elementos de investigação e análise são: a) a trajetória histórica, a missão e a estrutura organizacional da Instituição; b) o processo de configuração do acervo e dos fundos institucionais; c) os usos e usuários de informação do acervo; d) a trajetória do fundo arquivístico e do seu titular; d) o tratamento institucional dado ao fundo de arquivo. Os seguintes métodos de procedimento são adotados: a) pesquisa de campo; b) estudo de caso. As técnicas utilizadas são: a) pesquisa documental e bibliográfica; b) entrevista semi-estruturada e focalizada; c) amostragem aleatória. De acordo com os resultados obtidos, formulam-se as seguintes conclusões: a) a missão da Instituição é ampla e a sua estrutura organizacional burocrática. Como conseqüência, se nota um desvio do foco de interesse dos arquivos para outros temas e prioridades setoriais; b) existe uma carência profissional nos setores diretamente relacionados ao acervo; c) o acervo institucional está composto por um fundo de arquivo produzido pela Instituição, além de outros seis, originados em outros órgãos e por ela “reunidos”. Além destes, a Instituição conta com uma biblioteca especializada; d) a Instituição adota uma visão “incorporacionista”, isto é, a inclusão de itens não é seguida da avaliação e da eliminação, procedimentos que auxiliam na manutenção dos acervos arquivísticos; e) também não foram identificados instrumentos de descrição do acervo, que tende ao aumento de volume, o que possivelmente se traduzirá no descontrole documental e na existência de lacunas no processo de recuperação da informação; f) os usuários do acervo, em sua maioria, têm origem privada, sendo os estudantes, dos diversos níveis de ensino, os que mais o freqüentam; g) a Instituição não estabelece formas adequadas de registro de usos e usuários; h) o fundo de arquivo investigado é fechado, privado e permanente; i) o fundo passou por tratamento incompatível com os princípios e os procedimentos metodológicos da Arquivologia. Assim, torna-se necessária a avaliação da situação, em curto prazo; j) os problemas apontados devem ser solucionados em meio ao desenvolvimento de Política Arquivística Institucional e se recomenda urgência em sua efetivação, a fim de que a Instituição possa assumir, no município, o papel de mantenedora de acervos permanentes, ampliando inclusive a sua visibilidade no cenário regional.

This is a qualitative study of an archival collection held by the Fundação Cultural Calmon Barreto, a cultural institution located in Araxá, Minas Gerais, Brazil. The study is developed within the paradigmatic proposal, which places archival studies in the broad field of Information Science. The main aspects analysed in the research are: a) the history, mission and organizational structure of the Institution; b) the process of acquisition throughout time; c) the use and users of holdings; d) the history of the analysed collection and its creator; e) the information treatment applied to the collections in this institutional environment. The research method chosen was the case study, described and analysed with the support of bibliographic and original sources research. Semi-structured interviews and random sampling of the analysed collection were also used as instruments for obtaining data. The main conclusions of this study are: a) the broader institutional mission led to a bureaucratic structure that allowed employees, mainly historians, to assume responsibilities completely unrelated to the task of archival organization; b) there is a lack of skilled staff to deal with archival activities; c) besides the institutional collection and library, six other collections have been acquired either from public bodies or local families and individuals; d) as the Institution is centred on the incorporation of holdings, its main role has been one of a collections depository, but appropriate conditions for holdings management have not been established yet; e) finding aids have not been developed for existing holdings and, given the tendency of incorporating new collections, problems concerning holdings control and information retrieval will almost certainly increase; f) the users of the collections are mainly students either from high school or universities; g) the established rules for use and users registration must be revised; h) the analysed collection is of private origin and was not treated according to archival principles; i) each issue discussed in this study must be considered within the perspective of an Archival Acquisition and Description Policy, which we recommend to be urgently adopted by the Institution.

En este trabajo se hace un estudio cualitativo del acervo y fondo de archivo de la Fundação Cultural Calmon Barreto, institución ubicada en Minas Gerais, Brasil. En él se adopta la posición propuesta por el paradigma que incluye el conocimiento archivístico en los límites de las ciencias de la información. Los principales elementos de investigación y análisis son: a) el trayecto, la misión y estructura organizacional de la Institución; b) el proceso de formación del acervo y fondos institucionales; c) los usos y usuarios de información del acervo; d) el trayecto del fondo archivístico y su titular; d) el tratamiento institucional dado al fondo de archivo. Los siguientes métodos de procedimiento han sido adoptados: a) pesquisa de campo; b) estudio de caso. En cuanto a las técnicas utilizadas, estas fueron: a) pesquisa documental y bibliográfica; b) entrevista semi-estructurada y centrada en el tema de la investigación; c) muestra al acaso. Tras los resultados fueron formuladas las siguientes conclusiones: a) la misión de la institución es amplia y su estructura organizacional burocrática. En consecuencia, se nota un desvío de atención de los archivos para otros temas o prioridades sectoriales; b) hay una carencia profesional en los sectores directamente relacionados al acervo; c) el acervo institucional está compuesto por un fundo de archivo producido por la Institución y otros seis, originados de otros órganos. Además de estos, la Institución cuenta con una biblioteca especializada; d) la Institución adopta una visión “incorporacionista”, es decir, la inclusión de acervo no acompaña la valoración y eliminación, actividades que garantizarían el correcto mantenimiento archivístico; e) no hay instrumentos de descripción a disposición de los usuarios, pero hay una tendencia al crecimiento del acervo. Las dos cosas posiblemente se traducirán en descontrole documental y “huecos” en el proceso de recuperación de la información; f) los usuarios del acervo son en la mayoría privados, siendo los estudiantes de los diversos niveles de enseñanza los que más frecuentan el acervo; g) la Institución no establece formas adecuadas de registro de usos y usuarios; h) el fondo de archivo pesquisado es cerrado, privado y permanente, i) el fondo ha sufrido tratamiento incompatible con los principios y métodos archivísticos. Así, hay que evaluar la situación, en corto plazo; j) los problemas apuntados deben ser solucionados en el desarrollo de Política Archivística Institucional, por lo que se recomienda urgencia en ello.